Le fatture emesse devono essere datate e numerate in ordine progressivo. Se il contribuente intende avvalersi contemporaneamente della fatturazione immediata e delle fatturazione differita, può effettuare una numerazione unica delle fatture, purché rispetti la sequenza di numerazione tra fatture immediate e fatture differite.

Il ministero autorizza comunque tutti i contribuenti a tenere più numerazioni purchè ci sia un registro per ogni numerazione.

Parte descrittiva o introduttiva della fattura

La parte descrittiva di una fattura contiene:

• La data in cui il documento è stato fatto.

• Il numero progressivo della fattura, ripartendo da 1 ogni nuovo anno solare.

• I Dati significativi dell'emittente:
- il nome della ditta, la ragione o denominazione sociale o il nome e cognome
- l'indirizzo completato di solito con numeri telefonici, di fax
- il numero assegnato dall'Ufficio del registro delle imprese
- il codice fiscale assegnato all'anagrafe tributaria
- il numero di partita IVA

• I Dati identificativi del compratore:
- il nome della ditta, ragione sociale o denominazione oppure nome e cognome
- l'indirizzo completato di solito con numeri telefonici, di fax
- il numero assegnato dall'Ufficio del registro delle imprese
- il codice fiscale assegnato all'anagrafe tributaria
- il numero di partita IVA

Se il cliente non è un’impresa, una società od un ente (Cioè se di tratta di un privato) deve essere indicato il nome e il cognome al posto della ditta, denominazione o ragione sociale. E’ sempre obbligatorio l’indicazione della partiva I.V.A. del cliente.

Per quanto attiene all’indirizzo di intestazione della fattura, disattendendo la pratica in uso presso le aziende e la normativa che non richiede l’indicazione della sede centrale del cliente, la risoluzione n° 441726 del 22.4.1993 afferma che l’indicazione di un domicilio diverso dalla sede centrale è consentita solo nei confronti di sedi secondarie fornite di autonomia contabile.

• Le clausole del contratto riguardanti le condizioni di vendita (consegna delle merci, imballaggio, modalità di pagamento)

• Gli estremi dei documenti di trasporto o consegna se si tratta di fattura differita (gli elementi da indicare sono le date e i numeri dei documenti ai quali la fattura si riferisce)

Parte tabellare o corpo della fattura

La parte tabellare o corpo della fattura contiene:

• La natura, qualità e quantità delle merci vendute;
• Il prezzo unitario della merce;
• Il prezzo complessivo, ottenuto moltiplicando la quantità della merce venduta per il prezzo unitario;
• Gli eventuali sconti, premi o abbuoni riconosciuti al compratore;
• Gli eventuali oneri accessori, quali spese fatturate per servizi prestati dal venditore al compratore (imballaggio, trasporto effettuato con mezzi propri, posa in opera ecc.);
• L'aliquota e l'ammontare dell'imposta sul valore aggiunto (IVA), con arrotondamento alla lira superiore delle eventuali frazioni;
• Le eventuali spese che il compratore deve rimborsare al venditore per anticipazioni da quest'ultimo effettuate (risultano da documenti allegati alla fattura intestati al compratore);
• Gli eventuali interessi pattuiti per pagamento dilazionato;
• Il totale fattura, che costituisce il debito complessivo del compratore.

Operazioni che determinano l'emissione di fattura

Prima di esaminare i sistemi di fatturazione attualmente in vigore richiamiamo le disposizioni di cui all’art. 6 relative all’effettuazione dell’operazione, e cioè al momento in cui sorge l’obbligazione tributaria in materia di I.V.A., con il connesso adempimento della fatturazione.

• Beni immobili: stipulazione del contratto avente natura traslativa e non solo obbligatoria;

• Beni Mobili: Consegna o spedizione;

• Prestazione di Servizi: Pagamento del corrispettivo;

• Cessioni di beni per atto della pubblica autorità: Pagamento del corrispettivo;

• Cessioni periodiche o continuative di beni in esecuzione di contratti di somministrazione: Pagamento del corrispettivo;

• Pagamenti Anticipati: Il pagamento parziale o totale, anteriormente alla data di stipulazione, spedizione o consegna obbliga il fornitore ad emettere una fattura ed assogettarla ad I.V.A. per l’importo incassato;

• Autoconsumo di Beni: Destinazione di beni al consumo personale o familiare dell’imprenditore, quando avviene il prelievo dei beni;

• Autoconsumo di servizi e prestazioni gratuite: Queste operazioni si considerano effettuate al momento in cui sono rese, ovvero se di carattere periodico o continuativo, nel mese successivo a quello in cui sono rese;

• Passaggi dal committente al commissionario: nella vendita dei beni da parte del commissionario è rilevante la data di vendita ai terzi affinché il committente emetta la fattura a carico del commissionario sulla base dei dati segnalati da quest’ultimo al netto della provvigione;

• Vendite con riserva di proprietà: devono essere fatturate totalmente con riferimento alla data di consegna del bene, e non a mano a mano che vengono pagate le rate o , tanto meno, al momento del pagamento dell’ultima rata, quando cioè viene meno la riserva di proprietà;

• Vendite o cessioni ad effetto differito: ad esempio consegne in prova o vendite con clausola di gradimento. Il termine decorre dalla data in cui si manifesta il vero e proprio passaggio di proprietà e comunque, per quanto riguarda i beni mobili, entro un anno dalla consegna o spedizione;

• Contratti estimatori: sono i contratti detti anche in conto “deposito” con i quali il fornitore affida al rivenditore un certo quantitativo di merce, impegnandosi a ritirare l’invenduto ed addebitando quindi solo il quantitativo effettivamente smerciato. In questo caso la fattura deve essere emessa al momento della rivendita a terzi oppure, per i beni non restituiti, alla scadenza del termine convenuto tra le parti e comunque dopo il decorso di un anno dalla consegna o spedizione.

• Agenzie di viaggio: Pagamento dell’intero corrispettivo o comunque all’inizio del viaggio o soggiorno.