La notoria neutralità dell’Iva è imperniata sul meccanismo della detrazione disciplinato dagli art. 19 e seg. del DPR n. 633/1972. In linea generale, il soggetto passivo Iva è tenuto a versare all’erario la differenza fra l’Iva addebitata ai propri clienti ai sensi dell’art. 18 del DPR n. 633/1972 e quella pagata ai propri fornitori in relazione ai beni e servizi acquistati (o importati) nell’esercizio di impresa.

Da ciò si evince l’importanza di una attenta annotazione delle fatture passive (fatture d’acquisto) nell’apposito registro. Acquista una sua ratio, inoltre, la circostanza che la detrazione dell’Iva sugli acquisti costituisca una facoltà per il contribuente (con le eccezioni tassativamente stabilite nell’art. 19-bis 1 del DPR n. 633/1972) e come tale è disciplinata in maniera più elastica con riguardo ai termini delle annotazioni.

Modalità di registrazione di una fattura

Le fatture d’acquisto ricevute devono essere previamente numerate progressivamente e annotate anteriormente alla liquidazione periodica o alla dichiarazione annuale nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta (in pratica, entro l’anno nella cui dichiarazione viene esercitata la detrazione) (art. 25, comma 1, del DPR n. 633/1972).

Il diritto alla detrazione dell’Iva dei beni e servizi acquistati sorge nel momento in cui l’imposta diviene esigibile e può essere fatto valere al più tardi con la dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui il diritto è sorto, alle condizioni e limiti del periodo di competenza (art. 19, comma 1, del DPR n. 633/1972).

Esempio: per una fattura d’acquisto “ad esigibilità immediata” del 10 settembre 2000, la detrazione dell’Iva relativa può avvenire in sede di dichiarazione annuale Iva del 2002, rispettando le condizioni di detraibilità vigenti nell’anno di imposta 2000. In tal caso è evidente che il contribuente, non detraendosi prontamente la fattura d’acquisto, ha anticipato l’Iva all’erario.

La registrazione di una fattura d’acquisto consiste nell’annotazione nel registro degli acquisti della data e numero progressivo attribuito alla fattura, dei dati identificativi del fornitore, dell’imponibile e dell’imposta distinti per aliquote (per le operazioni non imponibili o esenti va indicato il titolo di inapplicabilità dell’Iva).

Anche per le fatture d’acquisto di importo inferiore a € 150, poi, in luogo di ciascuna di esse, può essere registrato un documento riepilogativo mensile, entro 15 giorni dalla fine di ciascun mese solare.

Contabilità meccanizzata (D.M. 11/8/1975)

Nel caso in cui la contabilità sia tenuta con sistemi meccanografici (sia direttamente che tramite centri di elaborazione dati), le registrazioni (indipendentemente dal tipo di registro: fatture, corrispettivi, documenti d’acquisto) possono essere effettuate entro 60 giorni, fermi restando i termini per le liquidazioni del tributo (es. una fattura emessa il 16.6 può essere registrata elettronicamente il 15.8 ma con riferimento alla data di emissione e, pertanto, andrà conteggiata nella liquidazione di giugno).