La registrazione in apposite scritture delle operazioni attive (cessioni o prestazioni) e passive (acquisti) costituisce l’indefettibile momento di raccordo tra l’effettuazione dell’operazione e l’adempimento dell’obbligo di pagare il tributo.

I principali Registri prescritti dalla legge Iva sono: il Registro delle fatture emesse (art. 23); il Registro dei corrispettivi (art. 24) ed il Registro degli acquisiti (art. 25). Sono, poi, previsti ulteriori Registri in relazione ad operazioni specifiche.

I Registri, prima della messa in uso, devono essere numerati e bollati in ogni foglio, da un notaio, dall’Ufficio Iva, dall’Ufficio del Registro, dall’Ufficio delle Entrate o dall’Ufficio del Registro delle Imprese.

Registrazione delle fatture (art. 23)

Le fatture immediate devono essere annotate entro 15 giorni dall’emissione (termine fisso), nell’ordine della loro numerazione, indicando data, numero, destinatario, imponibile e aliquota (o il titolo di inapplicabilità dell’Iva: es. operazione non imponibile, operazione esente). La registrazione entro 15 giorni non sposta, tuttavia, la data di riferimento della fattura ai fini delle liquidazioni: es. una fattura emessa il 20 settembre può essere registrata entro il 5 ottobre ma concorre, comunque, alla liquidazione dell’Iva relativa al mese di settembre.

Le fatture differite devono essere annotate entro il termine di emissione (termine mobile) e con riferimento al mese di consegna o spedizione dei beni; ovvero, entro il 15 ° giorno del mese successivo alla consegna o spedizione. La liquidazione delle fatture differite va effettuata, comunque, con riferimento al mese di consegna o spedizione della merce: es. merce consegnata con documento di trasporto il 20 settembre, la fattura può essere emessa e registrata entro il 15 ottobre ma l’Iva relativa a tale operazione concorre, comunque, alla liquidazione dell’Iva relativa al mese di settembre.

Per le fatture di importo unitario inferiore a € 150,00 può essere registrato, in luogo di ciascuna di esse, un documento riepilogativo mensile, entro 15 giorni dalla fine di ciascun mese solare.